Komerční spisovna

I. Úvodní ustanovení

Provozní řád Spisovny vychází ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
Spisovna je účelové zařízení, které slouží k ukládání dokumentů skartační kategorie s organizací, které jsou rušeny nebo nemohou o dokumenty řádně pečovat po dobu určenou skartační lhůtou. Vlastním úkolem Spisovny je přejímání těchto dokumentů, jejich evidence, ukládání, zapůjčování k nahlédnutí a provádění skartačního řízení.
Z personální obsazení Spisovny a zajištění její činnosti po stránce finanční, materiálně technické a investiční odpovídá vedení organizace.

II. Přejímání dokumentů do Spisovny

Spisovna přejímá k uložení pouze dokumenty skartačního znau S na dobu uritou skartační lhůtou za cenu stanovenou dohodou. O předání dokumentů se vyhotoví protokol, který obsahuje předávácí seznam písemností a podmínky, za kterých lze do dokumentů nahlížet a prohlášení, že soubor dokumentů neobsahuje archiválie. Dokumenty jsou do spisovny předávány zásadně v původních obalech (pořadače, desky). Každá ukládací jednotka musí být označena štítkem s těmito údaji:

K předávaným dokumentům vyhotoví likvidátor nebo pověřený pracovník organizace, která dokumenty předává, ve třech vyhotoveních předávací seznam (vzor č. 1), který vyplní kromě rubrik označení spisovny a místo uložení. Bez předávacího seznamu nesmí být do Spisovny převzaty žádné dokumenty.
Dokumenty se předávají řazené podle původní struktury uložení ve Spisovně předávací organizace.
Vedoucí Spisovny při přejímání dokumentů provede kontrolu jejich kompletnosti podle předávacího seznamu a prověří, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a označení odpovídá skutečnému obsahu. Pak podepíše předávací seznam a doplní rubriku místo uložení. Jedno vyhotovení předávacího seznamu vrátí předávajícímu, dvě další zůstávají ve Spisovně.
Kopii protokolu o předání dokumentů zašle Spisovna neprodleně Státnímu oblastnímu archivu.

III. Evidence dokumentů a jejich ukládání

Předávací seznamy jsou základní evidenční pomůckou ve Spisovně. Pro snadnou orientaci jsou regály ve spisovně označeny čísly, případně písmeny a tyto údaje jsou doplňovány do předávacích seznamů.
Jedno vyhotovení předávacích seznamů řazené podle organizačního schématu organizace slouží jako pomůcka při vyhledávání dokumentů a z druhých vyhotovení předávacích seznamů řazených chronologicky vzniká přírůstková kniha Spisovny.
Dokumenty se ukládají do regálů a řadí podle systému řazení v předávacích seznamech (obvykle organizační struktura původce písemností).
Za řádné a bezpečné uložení dokumentů odpovídá vedoucí Spisovny. Provádí pravidelnou kontrolu prostor Spisovny a fyzického stavu dokumentů, v případě potřeby zajišťuje spolu s vedením společnosti provedení nápravných opatření. Kontroluje řádná ukládání klíčů ke všem prostorám a úschovu klíčů náhradních. O kontrolách a provedených nápravných opatřeních se pořizují záznamy, které obsahují dale procento relativní vlhkosti vzduchu a teplotu v prostorách spisovny (teplota 16 – 18 °C, relativní vlhkost vzduchu 50 – 65 %).
Vedoucí Spisovny dbá o to, aby do ukládacích prostor měly přístup jen osoby oprávněné a osoby povolané z hlediska údržby Spisovny a aby zabezpečovací zařízení a protipožární výzbroj byla udržována v řádném stavu).
Vedoucí spisovny kontroluje, zda není překročena míra nosnosti v prostorách Spisovny a zda uložení písemností odpovídá záznamům v předávacích seznamech.
Spisovna musí být vybavena práškovými hasícími přístroji, a to jeden přístroj na 50 m2 plochy. Pro používání klíčů od Spisovny je vypracován vnitřní předpis.

IV. Zapůjčování dokumentů

Nahlížet do dokumentů uložených ve Spisovně mohou pouze zájemci, jejichž okruh byl stanoven v předávacím protokolu. Do dokumentů mladších 30 let lze nahlížet jen se souhlasem vedení organizace.
Souhlas k nahlížení do dokumentů mladších 30 let nelze udělit, jestliže by nahlédnutím do písemností byla ohrožena bezpečnost státu nebo veřejná bezpečnost nebo právem chráněné zájmy právnických a fyzických osob.
Nahlédnutí do dokumentů uložených ve Spisovně nelze odepřít ani vázat na souhlas příslušného orgánu:

Nahlížet do dokumentů lze pouze v badatelně Spisovny. Do prostor, v nichž jsou dokumenty uloženy, nemají zájemci o nahlížení přístup. Zapůjčovat dokumenti mimo Spisovnu je možno jen výjimečně v naléhavých případech az podmínek zaručujících ochranu dokumentů a na dobu předem stanovenou podle účelu nahlížení. Vypůjčovatel je povinen zabezpečit ochranu dokumentů před poškozením nebo ztrátou a dodržet určený termín vrácení. Mimo Spisovnu se dokumenty zapůjčují na základě reversu (vzor č. 2).
Zájemce o nahlížení do dokumentů prokáže svou totožnost občanským průkazem a zapíše se do návštěvní knihy Spisovny (vzor č. 3).
Zapůjčení dokumentů ze spisovny je evidováno v knize zápůjček ze Spisovny (vzor č. 4) a na zápůjčních lístcích (vzor č. 5), které se založí na místo vypůjčeného dokumentu. Zapůjčení potvrdí vypůjčovatel svým podpisem v knize zápůjček.
Termíny vrácení zápůjček sleduje vedoucí spisovny. Po vrácení dokumentů provede záznam v evidenci a písemností založí na původní místo.
Žádostem o pořízení výpisů, opisů a reprodukcí dokumentů lze vyhovět jen v případě, kdy žadateli může být udělen souhlas k nahlížení do dokumentů, nebo mu nemůže být nahlížení odepřeno. Zvláštní předpis stanoví, které služby zájemcům o nahlížení budou prováděny za úhradu a bude k dispozici ceník.

V. Skartační řízení

Skartačním řízení se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování dokumentů u kterých uplynula skartační lhůta a při posuzování jejich trvalé hodnoty.
Při skartačním řízení se z vyřazovaných dokumentů oddělují archiválie od dokumentů bezcenných.
Hodnota dokumentů je vyjádřena skartačními znaky:

Skartační znaky a skartační lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů jsou uvedeny ve skartačním rejstříku, který je nedílnou součástí tohoto řádu. Skartační rejstřík je abecední seznam druhů dokumentů vzniklých a vyřizovaných činností organizace s vedením skartačních znaků a skartačních lhůt.
Skartační lhůta je doba udaná počtem let, po kterou document zůstává uložen ve Spisovně. Počíná běžet od 1. ledna následujícího roku po datu vyřazení dokumentu.
Vyřazování dokumentů se prování skartačním řízením za odborného dohledu Státního oblastního archivu. Bez skartačního řízení není možno žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru.

Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče o dokumenty, přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve Spisovně.

Spisovna přebírá do své péče zásadně písemnosti skartačního znaku S. Pokud jsou při skartačním řízení nalezeny dokumenty neznámého původu nebo archiválie, je nutno nález neprodleně oznámit Státnímu oblastnímu archivu, který rozhodne, jak s nimi naložit.
Vedoucí Spisovny ověří podle předávach seznamů, u kterých předávaných dokumentů uplynuly skartační lhůty a vyhotoví jejich předběžný seznam. Současně prověří, zda byly vráceny všechny zapůjčené dokumenty s uplynulou skartační lhůtou, které mohou být navrženy k vyřazení.
Podle předávacích seznamů a fyzickou kontrolou dokumentů zjistí, zda vyřazovaný soubor dokumentů neobsahuje archiválie. Jejich případný nález ozámí Státnímu oblastnímu archivu.

Vedoucí Spisovny vypracuje dvojmo skartační návrh (vzor č. 6), kterým Spisovna žádá Státní oblastní achiv o posouzení dokumentů. Ke skartačnímu návrhu je připojen seznam dokumentů (vzor č. 7) uspořádaný podle organizačního členění organizace, která dokumenty k uložení předala. V seznamu se u každé položky uvádí:

Vedoucí spisovny předloží skartační návrh k vyjádření a podpisu vedení společnosti.
Takto vybavený skartační návrh s přiloženým seznamem se předkládá v jednom vyhotovení Státnímu oblastnímu archivu. Jedno vyhtovení skartačního návrhu zůstává uloženo ve Spisovně.

Státní oblastní archiv posoudí dokumenty navržené k vyřazení nebo provede odbornou prohlídku přímo ve Spisovně. O výsledku vydá skartační protocol. Do schválení skartačního řízení musí zůstat dokumenty na svých místech a v původních obalech.
Po obdržení skartačního povolení zajistí vedoucí Spisovny:

Za řádnou přípravu a provedení skartačního řízení odpovídá vedení společnosti, popřípadě jím pověřený pracovník.